Politiques RTT, acquisition annuelle ou mensuelle, prorata, prise et suivi du compteur
Guide destiné à toute personne qui découvre la gestion des RTT dans Komia. Il s'appuie sur un exemple concret de 4 salariés, deux en mode annuel et deux en mode mensuel.
1. Les notions à connaître
Toute la gestion des RTT repose sur cinq notions :
Notion | Définition |
Politique RTT | La règle d'acquisition définie par le gérant : combien de jours, à quel rythme (annuel ou mensuel) et sur quelle période. Chaque salarié est rattaché à une seule politique. |
Solde RTT | Le nombre de jours RTT dont le salarié dispose aujourd'hui. Il est exprimé en jours et toujours en multiples de demi-journée (0,5 j). Il peut être négatif si le salarié a pris plus de jours qu'il n'en avait. |
Acquisition | Les jours que Komia ajoute au solde selon la politique, au rattachement puis chaque nuit. |
Prise | Les jours retirés du solde quand une absence RTT est validée. Si l'absence est supprimée, les jours sont rendus (recrédit). |
Historique RTT | Le journal de tous les mouvements du solde : qui, quand, combien et le nouveau solde après chaque mouvement. |
Formule |
2. Où se trouvent les réglages
Politiques RTT : menu Configuration › onglet Personnel › section « Politiques RTT ». On y crée, modifie et supprime les politiques, et on y rattache les salariés.
Soldes de départ : même onglet, bouton « Compteurs des salariés ». On y saisit le solde RTT de chaque salarié relevé sur son dernier bulletin de paie (colonne « RTT (jours) »). Le champ est grisé tant que le salarié n'est rattaché à aucune politique.
Solde d'un salarié : fiche du salarié › onglet Contrat. On y voit le solde, la politique, les jours acquis et consommés, et l'historique RTT.
Dans quel ordre faire les choses |
3. Créer une politique RTT
Bouton « Créer une politique », puis remplir le formulaire :
Champ | Rôle |
Nom de la politique | Libellé affiché partout (ex. « Jour de respiration »). Obligatoire. |
Mode d'acquisition | Annuel : tous les jours de la période sont donnés en une fois. Mensuel : le nombre de jours est donné à chaque mois écoulé. |
Période d'acquisition | Le mois où commence l'année RTT (ex. janvier → décembre, ou juin → mai). La période dure toujours 12 mois et se renouvelle automatiquement chaque année. |
Nombre de jours acquis | En annuel : jours par période. En mensuel : jours par mois. Minimum 0,5 jour, par pas de 0,5. |
Date de début d'acquisition | Date à partir de laquelle les RTT commencent à s'acquérir. Si elle tombe en cours de période, la première période est proratisée. |
Salariés concernés | Les salariés rattachés à la politique. Un salarié déjà rattaché à une autre politique apparaît avec le nom de celle-ci et ne peut pas être ajouté. |
Sous le formulaire, un résumé en clair rappelle la règle, par exemple : « Les jours sont acquis mensuellement, à raison de 1 jour par mois, sur la période de janvier à décembre, pour un total de 12 jours par an ».
À savoir |
4. Mode annuel ou mode mensuel
| Mode annuel | Mode mensuel |
Quand les jours arrivent | En une fois, au début de chaque période. | À la fin de chaque mois (crédités le 1er du mois suivant). |
Exemple (politique de 10 j / 1 j) | Le 1er janvier : +10 j. | Le 1er février : +1 j pour janvier, le 1er mars : +1 j pour février, etc. |
Total sur l'année | Nombre de jours de la politique. | Nombre de jours × 12. |
Salarié arrivé en cours de période | Prorata sur sa présence dans la période. | Prorata sur sa présence dans son mois d'arrivée, puis 1 mois complet = jours pleins. |
5. Le prorata
Komia proratise quand le salarié n'est pas présent sur toute la période (mode annuel) ou sur tout le mois (mode mensuel) :
arrivée en cours de période ou de mois (date de début de contrat) ;
départ en cours de période ou de mois (date de fin de contrat) ;
date de début d'acquisition postérieure au début de la période.
Calcul |
Les calculs pas à pas
Période de janvier à décembre 2026 (365 jours). Chaque ligne applique la formule ci-dessus.
Situation | Présence | Calcul | Résultat |
Annuel 10 j, arrivée le 01/07/2026 | 01/07 → 31/12 = 184 j sur 365 | 10 × 184 ÷ 365 = 5,04 | 5,5 j |
Annuel 10 j, contrat terminé le 31/03/2026 | 01/01 → 31/03 = 90 j sur 365 | 10 × 90 ÷ 365 = 2,47 | 2,5 j |
Annuel 10 j, début d'acquisition le 01/04/2026 | 01/04 → 31/12 = 275 j sur 365 | 10 × 275 ÷ 365 = 7,53 | 8 j |
Mensuel 1 j, arrivée le 25/06/2026 | 25/06 → 30/06 = 6 j sur 30 | 1 × 6 ÷ 30 = 0,2 | 0,5 j |
Mensuel 1 j, arrivée le 16/02/2026 | 16/02 → 28/02 = 13 j sur 28 | 1 × 13 ÷ 28 = 0,46 | 0,5 j |
Mensuel 2 j, arrivée le 10/03/2026 | 10/03 → 31/03 = 22 j sur 31 | 2 × 22 ÷ 31 = 1,42 | 1,5 j |
Mensuel 1 j, arrivée le 01/03/2026 | Mois complet | Pas de prorata | 1 j |
Un départ en cours de période (date de fin de contrat) est toujours proratisé : Komia ne pose pas de question.
La question « Proratiser l'acquisition ? »
Quand on rattache un salarié arrivé en cours de période, Komia demande s'il faut proratiser :
Oui, proratiser : il reçoit des jours en proportion de sa présence.
Non, sans prorata : la date d'arrivée est ignorée. Il reçoit les jours complets de la période (annuel) ou de son mois d'arrivée (mensuel). Le prorata lié à la date de début d'acquisition ou à une date de fin de contrat s'applique quand même.
La question n'apparaît pas pour un salarié déjà présent au début de la période, ni, en mode mensuel, pour un salarié arrivé un 1er du mois. Si plusieurs salariés arrivés en cours de période sont rattachés en même temps, la réponse s'applique à tous : pour les traiter différemment, il faut les rattacher en deux fois. Les salariés présents depuis le début ne sont jamais proratisés, quelle que soit la réponse. Un salarié sans date de début de contrat n'est pas concerné par la question.
L'aperçu dans la fenêtre
Avant de répondre, la fenêtre affiche un tableau qui montre, pour chaque salarié concerné, ce qu'il recevra dans les deux cas :
Salarié | Arrivée | Avec prorata | Sans prorata |
B | 01/07/2026 | 5,5 j (10 × 184 ÷ 365) | 10 j |
D | 25/06/2026 | 0,5 j (1 × 6 ÷ 30) | 1 j |
Avec prorata : le résultat et le détail du calcul (jours de la politique × jours de présence ÷ jours de la période).
Sans prorata : les jours reçus si l'on ignore la date d'arrivée.
En mensuel, l'aperçu ne porte que sur le mois d'arrivée : les mois complets suivants donnent les jours pleins (pour D : 0,5 + 1 + 1 + 1 = 3,5 j en octobre).
Annuler ferme la fenêtre sans rien enregistrer.
6. Exemple concret : 4 salariés
Exemple établi en octobre 2026. Les deux politiques démarrent le 01/01/2026, période de janvier à décembre.
Salarié | Politique | Début de contrat | Réponse au prorata | Solde juste après le rattachement |
A | Annuelle, 10 j | 01/01/2020 | Pas de question | 10 j |
B | Annuelle, 10 j | 01/07/2026 | Oui | 5,5 j (10 j si « Non ») |
C | Mensuelle, 1 j / mois | 01/01/2020 | Pas de question | 9 j |
D | Mensuelle, 1 j / mois | 25/06/2026 | Oui | 3,5 j (4 j si « Non ») |
Explication, salarié par salarié
A (annuel) était présent toute l'année 2026 : 365 jours sur 365, présence complète, donc pas de calcul. Il reçoit les 10 jours d'un coup.
B (annuel) est arrivé le 01/07/2026 : il est présent du 01/07 au 31/12, soit 184 jours (31 + 31 + 30 + 31 + 30 + 31) sur les 365 de la période. 10 × 184 ÷ 365 = 5,04 j, arrondi à 5,5 j.
C (mensuel) reçoit 1 jour pour chaque mois terminé depuis janvier : janvier à septembre = 9 j. Octobre n'est pas terminé, il sera crédité le 1er novembre.
D (mensuel) est arrivé le 25/06/2026 : en juin il est présent 6 jours sur 30, soit 1 × 6 ÷ 30 = 0,2 j, arrondi à 0,5 j. Juillet, août et septembre donnent 3 j. Total 3,5 j.
Et ensuite ?
Date | A | B | C | D | Pourquoi |
1er novembre 2026 | 10 j | 5,5 j | 10 j | 4,5 j | Octobre est terminé : +1 j en mensuel. |
1er janvier 2027 | 20 j | 15,5 j | 12 j | 6,5 j | Nouvelle période : +10 j en annuel ; novembre et décembre crédités en mensuel. Les jours restants sont conservés. |
7. Quand les jours sont-ils crédités ?
Au rattachement : Komia crédite immédiatement ce qui est dû à la date du jour (y compris les mois déjà écoulés en mode mensuel).
Chaque nuit : un traitement automatique crédite ce qui est devenu dû (nouvelle période en annuel, mois terminé en mensuel).
Jamais deux fois : une période (ou un mois) n'est créditée qu'une seule fois, même si le traitement repasse.
Pas de remise à zéro : au changement de période, les jours non pris sont conservés et les nouveaux jours s'y ajoutent.
À savoir |
8. Poser et consommer des RTT
Demande du salarié
Le salarié fait une demande de congé de type RTT depuis son application. Le solde RTT est affiché, ainsi que le solde prévu après la demande.
Si la demande dépasse son solde, elle est quand même acceptée : le solde peut devenir négatif.
Nombre de jours retirés : il est compté sur les jours travaillés par semaine du salarié (5 par défaut), et non sur le réglage des congés payés. Exemple : un salarié à 5 jours par semaine qui pose du lundi au mercredi consomme 3 j.
Tant que la demande est en attente, le solde ne bouge pas.
Validation par le manager
Depuis Demandes de congés, la carte de la demande dans le planning ou l'application mobile : Valider retire les jours du solde (ligne « Prise » dans l'historique) et crée l'absence dans le planning.
La validation n'est jamais bloquée par le solde : s'il manque des jours, le solde passe en négatif.
Une demande déjà validée ne peut pas être validée une seconde fois : les jours ne sont retirés qu'une fois.
Refuser une demande en attente ne touche pas au solde.
Un manager peut aussi poser directement une absence RTT validée depuis le planning : le solde est débité tout de suite.
Annulation
Supprimer l'absence RTT du planning rend au salarié les jours qui avaient réellement été retirés (ligne « Recrédit »).
Exemple de calcul |
À savoir |
9. Corriger un solde
Où | Ce qui se passe | Ligne dans l'historique |
Configuration › Personnel › Compteurs des salariés, colonne « RTT (jours) » | Fixe le solde à la valeur saisie (reprise du dernier bulletin de paie). Si la valeur ne change pas, rien n'est enregistré. | Initialisation du compteur |
Fiche salarié › onglet Contrat, champ RTT | Ajoute ou retire la différence avec le solde actuel. | Ajout manuel / Retrait manuel |
Compteurs des salariés › « Remettre les compteurs à zéro » | Remet à zéro les congés payés, le repos compensateur et les RTT de tous les salariés. Irréversible. | Initialisation du compteur |
Un solde peut être négatif et se saisit par demi-journée (… −0,5 ; 0 ; 0,5 ; 1 ; 1,5 …). Le champ RTT est grisé pour un salarié rattaché à aucune politique.
Exemple de calcul |
10. Où voir le résultat
Fiche du salarié
Onglet Contrat : « RTT : X jours » suivi du nom de la politique, et le détail « Acquis : … · Consommé : … ».
Acquis = solde actuel + jours consommés ; Consommé = jours pris moins jours recrédités. Exemple : solde 7 j, 4 j pris, 1 j recrédité → Consommé = 4 − 1 = 3 j ; Acquis = 7 + 3 = 10 j.
Tableau Historique RTT : Date, Action effectuée, Effectué par, Jours, Nouveau solde. Les acquisitions automatiques sont signées « Système ».
Sur mobile, l'en-tête de la fiche salarié affiche aussi le solde RTT et la politique.
Paie
Fiche de paie : colonne RTT dans les absences, en jours posés sur la période.
Feuille PDF : une ligne « RTT : X j » apparaît pour les salariés qui ont pris des RTT sur la période.
Export Silae : chaque absence RTT est envoyée avec le code AB-310 (une ligne par absence). Le code se modifie dans le paramétrage du logiciel de paie.
11. RTT, modulation et heures supplémentaires
Une journée RTT validée est une absence payée assimilée à du temps de travail, exactement comme un congé payé :
Modulation : la journée compte dans les heures de la semaine (« Heures d'absence comptabilisées » du suivi de modulation). Elle ne crée donc pas de déficit. Exemple, contrat 35 h sur 5 jours : 4 jours de 7 h + 1 jour RTT = 28 h + 7 h, écart 0.
Heures supplémentaires : les heures qui dépassent le contrat à cause d'une journée RTT sont des « heures normales », pas des heures supplémentaires, puisqu'elles n'ont pas été travaillées.
Annulation : supprimer la journée RTT retire aussi ces heures du suivi de modulation.
À savoir |
12. Récapitulatif
Le gérant crée une politique (mode, période, jours, date de début) et y rattache des salariés.
Au rattachement, Komia crédite ce qui est dû, avec prorata si le salarié est arrivé en cours de période et que le gérant l'a choisi.
Chaque nuit, Komia crédite les nouvelles périodes (annuel) ou les mois terminés (mensuel), une seule fois.
Une absence RTT validée retire des jours, même si le solde devient négatif ; une absence supprimée les rend.
Le solde peut être corrigé à la main ; chaque mouvement est tracé dans l'historique.
13. Questions fréquentes
Un salarié peut-il être dans deux politiques ?
Non. Pour le changer de politique, il faut d'abord le retirer de la première.
Komia · Guide RTT · page
Que deviennent les jours si on retire un salarié d'une politique ?
Il garde son solde. Il n'acquiert simplement plus de nouveaux jours.
Les jours non pris sont-ils perdus en fin de période ?
Non. Ils sont conservés et les jours de la nouvelle période s'y ajoutent.
Pourquoi 5,5 jours et pas 5 ?
Le calcul donne 10 × 184 ÷ 365 = 5,04 j. Le prorata est toujours arrondi à la demi-journée supérieure, en faveur du salarié : 5,04 → 5,5 j.
J'ai changé le mode ou le mois de début d'une politique qui avait déjà crédité des jours : que se passe-t-il ?
Komia considère la nouvelle période comme une période différente et peut créditer à nouveau. Choisissez le mode et la période avant de rattacher les salariés, et corrigez le solde à la main si besoin.
Un salarié n'a reçu aucun jour ?
Vérifiez qu'il est rattaché à une politique. Si la date de début d'acquisition est dans le futur, aucun jour n'est encore acquis ; en mode mensuel, le premier jour arrive à la fin du premier mois.
Et si la date de début de contrat n'est pas renseignée ?
Komia considère le salarié comme présent depuis toujours : il reçoit les jours complets, sans prorata.
Un salarié peut-il poser plus de RTT qu'il n'en a ?
Oui. Son solde devient négatif (ex. 2 − 3 = −1 j) et se rattrape avec les prochaines acquisitions.
Pourquoi le champ RTT est-il grisé ?
Le salarié n'est rattaché à aucune politique RTT. Rattachez-le d'abord à une politique, puis saisissez son solde.