Komia peut envoyer automatiquement les feuilles d'émargement à vos salariés, déjà signées par le manager, une fois le délai de carence écoulé. Chaque salarié reçoit sa feuille par e-mail et n'a plus qu'à la signer.
Cet article vous explique comment fonctionne l'envoi automatique, comment le paramétrer et comment suivre les signatures.
Les notions clés
Notion | Définition |
Feuille d'émargement | Document qui récapitule, pour un salarié et une période donnée, les heures planifiées et réelles, les jours travaillés, les congés, les absences et les primes (une ligne par jour). Elle est signée par le manager puis par le salarié. |
Fréquence | Hebdomadaire : une feuille par semaine, du lundi au dimanche. |
Délai de carence | Nombre de jours que Komia attend avant d'envoyer les feuilles, pour laisser au manager le temps de corriger les pointages. De 1 à 30 jours (1 jour par défaut). |
Signature du manager | Signature enregistrée une seule fois dans le paramétrage. Komia l'appose sur chaque feuille avant l'envoi : le salarié reçoit un document déjà signé par son manager. |
Bulletin de paie | Période de paie créée dans Gestion du personnel › Paie › Bulletin de paie. En mode mensuel, c'est lui qui détermine les dates de la feuille, la liste des salariés concernés et le point de départ du délai de carence. |
Comment est calculé le jour d'envoi ?
Hebdomadaire : dimanche de fin de semaine + délai de carence.
Exemple : semaine du lundi 5 au dimanche 11 octobre 2026, carence de 2 jours → envoi le mardi 13 octobre.
Mensuel : date de création du bulletin de paie + délai de carence.
Exemple : bulletin créé le 25 septembre, carence de 5 jours → envoi le 30 septembre.
Komia vérifie chaque jour s'il y a des feuilles à envoyer. Le jour prévu, toutes les feuilles de la période partent en même temps.
Prérequis
Avant d'activer l'envoi automatique, vérifiez que les éléments suivants sont en place :
Prérequis | Pourquoi | Si ce n'est pas fait |
Option RH Premium | L'envoi des feuilles pour signature électronique fait partie de RH Premium. | Le réglage n'est pas disponible. |
Module Planning et abonnement actif | Les feuilles sont générées à partir du planning et des pointages. | Aucune feuille n'est envoyée. |
« E-mail RH » renseigné sur l'établissement | C'est l'adresse du manager : elle reçoit les réponses et une copie de chaque feuille signée. | Aucune feuille n'est envoyée pour l'établissement. |
Adresse e-mail sur la fiche de chaque salarié | Le salarié reçoit son lien de signature par e-mail. | Le salarié concerné ne reçoit pas sa feuille ; les autres la reçoivent normalement. |
Signature du manager enregistrée | Elle est apposée automatiquement sur chaque feuille. | L'envoi automatique ne peut pas être activé. |
Bon à savoir
Si plusieurs adresses sont renseignées dans « E-mail RH », seule la première est utilisée.
Komia ne vous prévient pas lorsqu'un salarié n'a pas reçu sa feuille faute d'adresse e-mail : pensez à vérifier les fiches salariés avant d'activer l'envoi.
Accéder au réglage
Rendez-vous dans Établissement (roue dentée) › Configuration › onglet Personnel › section Paie. La ligne « Envoi automatique des feuilles d'émargement » se trouve juste sous « Convention collective ». Cliquez sur « Paramétrer ».
Cette ligne affiche un résumé du réglage en cours, par exemple :
« Désactivé »
« Hebdomadaire, 2 jours après la fin de la semaine »
« Mensuel, 5 jours après la création de la fiche de paie »
Configuration › Personnel › Paie : le réglage et son résumé.
Les modifications de cette page sont enregistrées automatiquement : il n'y a pas de bouton « Enregistrer » sur la page elle-même.
Paramétrer l'envoi automatique
Le bouton « Paramétrer » ouvre un panneau latéral.
Le panneau à l'ouverture : l'envoi automatique est désactivé.
Activez l'interrupteur « Activer l'envoi automatique » pour afficher les réglages :
Champ | Rôle |
Fréquence | « Hebdomadaire » ou « Mensuelle ». Une seule fréquence possible par établissement. Le texte d'aide affiché sous le champ s'adapte à votre choix. |
Délai de carence (jours) | Nombre entier de 1 à 30. Une phrase de confirmation se met à jour juste en dessous, par exemple « Envoi 2 jours après la fin de la semaine ». |
Signature du manager | Le manager dessine sa signature. « Effacer » permet de recommencer, « Modifier la signature » de remplacer une signature déjà enregistrée. |
Avertissement | Un message rappelle que les feuilles seront envoyées à tous les salariés ayant une adresse e-mail valide sur leur fiche. |
Fréquence hebdomadaire avec 2 jours de carence.
Fréquence mensuelle avec 5 jours de carence.
La signature du manager et l'avertissement sur les destinataires.
Cliquez enfin sur « Enregistrer ».
Bon à savoir
Le bouton « Enregistrer » reste grisé tant que la signature du manager n'est pas dessinée : l'envoi automatique ne peut pas être activé sans elle.
Si vous désactivez l'interrupteur avant d'enregistrer, la signature dessinée est effacée.
Cette signature sert uniquement à l'envoi automatique. Pour un envoi manuel, le manager signe toujours au moment de l'envoi.
Hebdomadaire ou mensuel : les différences
| Hebdomadaire | Mensuel |
Période couverte | La semaine, du lundi au dimanche. | Les dates du bulletin de paie. |
Départ du délai de carence | Le dimanche, dernier jour de la semaine. | La date de création du bulletin de paie. |
Salariés concernés | Tous les salariés ayant un contrat sur au moins un jour de la semaine, même sans shift. | Les salariés présents sur le bulletin de paie. |
Sans bulletin de paie | Sans objet. | Rien n'est envoyé tant que le bulletin n'est pas créé. |
Exemple | Carence de 2 jours : la semaine du 5 au 11 octobre part le mardi 13. | Bulletin créé le 25 septembre, carence de 5 jours : envoi le 30 septembre. |
Attention en mode mensuel
Le délai de carence démarre à la création du bulletin, et non à la fin du mois. Un bulletin de septembre créé le 25 septembre avec 5 jours de carence part donc le 30 septembre. Pour que les feuilles partent après la fin du mois, créez le bulletin en fin de mois ou choisissez un délai de carence plus long.
Exemple concret
Un établissement est configuré en mode hebdomadaire avec 2 jours de carence. Pour la semaine du lundi 5 au dimanche 11 octobre 2026, trois salariés sont sous contrat :
Salarié | E-mail sur la fiche | Feuille déjà envoyée ? | Le mardi 13 octobre |
A | Oui | Non | Reçoit sa feuille par e-mail, déjà signée par le manager. |
B | Non | Non | Ne reçoit rien (pas d'adresse e-mail). Le manager doit compléter sa fiche, puis lui envoyer la feuille manuellement. |
C | Oui | Oui, manuellement le lundi 12 | Ne reçoit pas de nouvel envoi : une feuille existe déjà pour cette semaine. Komia n'envoie jamais deux fois la même feuille. |
Le jour d'envoi selon le délai de carence
Pour la même semaine du 5 au 11 octobre 2026 :
Délai de carence | Calcul | Jour d'envoi |
1 jour | dimanche 11 + 1 | lundi 12 octobre |
2 jours | dimanche 11 + 2 | mardi 13 octobre |
3 jours | dimanche 11 + 3 | mercredi 14 octobre |
7 jours | dimanche 11 + 7 | dimanche 18 octobre |
Et en mode mensuel ?
Bulletin de paie de septembre (du 1er au 30 septembre) créé le vendredi 25 septembre, avec 5 jours de carence :
la feuille de septembre part le mercredi 30 septembre ;
elle est envoyée aux salariés présents sur le bulletin et disposant d'une adresse e-mail ;
aucun envoi n'a lieu le 29 septembre ni le 1er octobre : Komia envoie uniquement le jour prévu.
Ce que reçoit le salarié
Le jour prévu, chaque salarié concerné reçoit un e-mail :
Objet : « [Nom de l'établissement] - Feuille d'émargement »
Message : « Votre feuille d'émargement est prête à être signée », suivi du lien de signature.
Le lien ouvre la feuille d'émargement, déjà signée par le manager. Le salarié la relit et la signe à son tour.
Bon à savoir
Le salarié est prévenu uniquement par e-mail (pas de SMS ni de notification dans l'application).
Une fois la feuille signée par le salarié, le PDF signé est rangé dans son Drive et une copie est envoyée à l'adresse « E-mail RH ».
Suivre les signatures
Les feuilles envoyées automatiquement apparaissent aux mêmes endroits que celles envoyées manuellement.
Dans le planning
Gestion du personnel › Planning › cliquez sur un salarié : le détail indique « En attente de signature de la feuille hebdomadaire » ou « Feuille hebdomadaire signée · Télécharger ».
Dans le bulletin de paie
Gestion du personnel › Paie › Bulletin de paie : la colonne « Signature électronique » indique pour chaque salarié « Non envoyé », « Envoyé » ou « Signé ».
Dans le Drive du salarié
Le document apparaît « En attente de signature » tant que le salarié n'a pas signé, puis il est remplacé par le PDF signé.
Bon à savoir
Il n'existe pas d'historique dédié aux envois automatiques, et les statuts « Envoyé » et « Signé » sont identiques qu'il s'agisse d'un envoi automatique ou manuel.
Envoi automatique et envoi manuel
L'envoi automatique ne remplace pas l'envoi manuel : les deux peuvent être utilisés en parallèle.
| Envoi automatique | Envoi manuel |
Déclenchement | Aucune action : l'envoi a lieu le jour prévu. | Gestion du personnel › Planning › « Envoyer les feuilles hebdomadaires » (semaine terminée), ou Gestion du personnel › Paie › Bulletin de paie › « Envoyer pour signature ». |
Signature du manager | Celle enregistrée dans le paramétrage. | Dessinée à chaque envoi. |
Feuille déjà envoyée | Le salarié n'en reçoit pas de nouvelle. | La feuille est renvoyée et remplace la précédente. |
Choix des salariés | Tous les salariés ayant une adresse e-mail. | Filtres par équipe et par salarié. |
Exemple
Le lundi 12, le manager corrige un pointage du salarié C et lui envoie sa feuille manuellement. Le mardi 13, l'envoi automatique part pour le salarié A, mais pas pour C : sa feuille de la semaine existe déjà.
Si le manager corrige encore un pointage après l'envoi automatique, il lui suffit de renvoyer la feuille manuellement : la nouvelle remplace l'ancienne.
Crédits de signature
Chaque feuille signée par un salarié consomme un crédit de signature, qu'elle ait été envoyée automatiquement ou manuellement. L'option RH Premium inclut 20 signatures par mois ; au-delà, chaque signature est facturée 0,50 €.
Exemple de calcul
Un établissement de 8 salariés en mode hebdomadaire, sur un mois de 4 semaines : 8 × 4 = 32 feuilles signées.
32 − 20 incluses = 12 signatures supplémentaires, soit 12 × 0,50 € = 6 €.
Le même établissement en mode mensuel : 8 feuilles signées dans le mois, toutes incluses.
Récapitulatif : quand une feuille est-elle envoyée ?
Chaque jour, pour chaque établissement, Komia vérifie dans l'ordre :
L'envoi automatique est activé et la signature du manager est enregistrée.
L'établissement dispose de RH Premium, du module Planning et d'un abonnement actif.
C'est le jour prévu : en hebdomadaire, le dimanche + le délai de carence ; en mensuel, la date de création du bulletin + le délai de carence.
L'établissement a une adresse « E-mail RH ».
Pour chaque salarié concerné : il a une adresse e-mail et aucune feuille n'a encore été envoyée ou signée pour la période.
Si toutes ces conditions sont réunies, la feuille part, déjà signée par le manager. Si l'une d'elles n'est pas remplie, aucun envoi n'a lieu pour l'établissement (étapes 1 à 4) ou pour le salarié concerné (étape 5).
Questions fréquentes
Un salarié n'a rien reçu, que faire ?
Vérifiez dans l'ordre : l'adresse e-mail sur sa fiche salarié, l'« E-mail RH » de l'établissement, puis si une feuille avait déjà été envoyée pour cette période (colonne « Signature électronique » ou détail du planning). Invitez-le aussi à vérifier ses courriers indésirables. Vous pouvez toujours lui envoyer la feuille manuellement.
Peut-on utiliser les modes hebdomadaire et mensuel en même temps ?
Non, chaque établissement choisit une seule fréquence.
Que se passe-t-il si je modifie le délai de carence ?
Komia envoie uniquement le jour prévu, calculé avec le délai de carence en vigueur ce jour-là. Par exemple : avec 3 jours de carence, la semaine du 5 au 11 doit partir le mercredi 14. Si le mardi 13 vous passez la carence à 1 jour, le nouveau jour prévu (lundi 12) est déjà passé et le mercredi 14 ne correspond plus. Cette semaine-là ne part donc pas : envoyez-la manuellement. Les semaines suivantes partent normalement, 1 jour après le dimanche.
Et si l'envoi n'a pas eu lieu le jour prévu ?
Komia ne rattrape pas un envoi manqué les jours suivants. Envoyez les feuilles de la période concernée manuellement.
Mes anciens bulletins de paie sont-ils envoyés automatiquement ?
Non. En mode mensuel, seuls les bulletins créés après l'activation de l'envoi automatique sont pris en compte. Pour les bulletins plus anciens, utilisez « Envoyer pour signature » dans Bulletin de paie.
La feuille mensuelle peut-elle partir avant la fin du mois ?
Oui, car le délai de carence démarre à la création du bulletin et non à la fin du mois (voir « Hebdomadaire ou mensuel : les différences »).
Un salarié a quitté l'entreprise en cours de semaine : reçoit-il sa feuille ?
Oui, s'il a une adresse e-mail. Sa feuille est limitée à ses jours de contrat.
Un salarié sous contrat n'avait aucun shift dans la semaine : reçoit-il une feuille ?
Oui, en mode hebdomadaire. Komia se base sur le contrat, et non sur les shifts.
Comment renvoyer une feuille ?
Utilisez l'envoi manuel : Gestion du personnel › Planning › « Envoyer les feuilles hebdomadaires », ou Gestion du personnel › Paie › Bulletin de paie › « Envoyer pour signature ». Une feuille en attente de signature peut aussi être renvoyée au salarié depuis le détail du planning.
Comment changer la signature du manager ?
Établissement › Configuration › Personnel › Paie › « Paramétrer » › « Modifier la signature », puis « Enregistrer ». Les feuilles suivantes porteront la nouvelle signature ; celles déjà envoyées conservent l'ancienne.