Introduction
En restauration, l'activité varie fortement d'une semaine à l'autre : périodes de forte activité, semaines plus calmes, saisonnalité, etc.
La modulation du temps de travail, également appelée annualisation, permet de lisser le temps de travail d'un salarié sur une période donnée.
Au lieu de traiter chaque semaine séparément, Komia suit un compteur d'heures :
les semaines où le salarié travaille davantage font augmenter le compteur ;
les semaines où il travaille moins le font diminuer.
Ce solde est appelé le modulo.
À retenir
Le modulo permet de répondre à tout moment à la question :
« Depuis le début, ce salarié a-t-il effectué plus ou moins d'heures que ce que prévoit son contrat ? »
1. Activer la modulation pour un salarié
La modulation se configure salarié par salarié, directement depuis sa fiche.
Pour activer la modulation, il faut cocher l'option :
Modulation du temps de travail
Tant que cette option n'est pas activée :
aucun compteur de modulation n'est affiché pour le salarié ;
les heures supplémentaires sont traitées à la semaine, comme habituellement.
Bon à savoir
Komia enregistre les heures de tous les salariés dès le départ, même lorsque la modulation n'est pas activée.
Si la modulation est activée ultérieurement, le compteur tient compte de l'historique déjà planifié, sans qu'il soit nécessaire de ressaisir les données.
2. Comment le compteur de modulation est calculé
Chaque semaine, Komia compare deux éléments.
Les heures réalisées
Il s'agit des heures de travail présentes dans le planning.
Lorsque le pointage est validé, les heures pointées sont prises en compte.
Certaines absences qui sont assimilées à du temps de travail sont également intégrées au calcul.
Les heures prévues au contrat
Komia utilise la durée hebdomadaire inscrite dans le contrat du salarié.
Par exemple :
35 heures ;
39 heures.
Si le contrat change en cours d'année, la nouvelle durée s'applique à partir de la semaine du changement.
Calcul du modulo
La différence entre les heures réalisées et les heures prévues au contrat est ajoutée au compteur.
Le modulo correspond à la somme de ces différences depuis :
le premier contrat du salarié ;
ou la dernière remise à zéro du compteur.
Exemple
Pour un salarié dont le contrat est de 35 heures par semaine :
Semaine | Heures planifiées | Évolution du compteur | Modulo |
Semaine 1 | 40 h | +5 h | +5 h |
Semaine 2 | 35 h | 0 h | +5 h |
Semaine 3 | 30 h | -5 h | 0 h |
À retenir
Un modulo positif signifie que le salarié a de l'avance : il a effectué plus d'heures que prévu par son contrat.
Un modulo négatif signifie que le salarié a du retard : il a effectué moins d'heures que prévu.
3. Quelles heures sont prises en compte ?
Toutes les situations ne sont pas traitées de la même manière dans le calcul du modulo.
Comptent comme du travail
Sont comptabilisés comme du temps de travail :
les shifts de travail ;
les heures supplémentaires ;
les repos compensateurs posés dans le planning.
Certaines absences comptent également comme du travail
Certaines absences sont valorisées comme si le salarié avait travaillé.
Il s'agit notamment de :
congés payés ;
jours fériés chômés ;
formations à l'initiative de l'établissement ;
congés maternité ;
congés paternité ;
événements familiaux.
Ces absences sont valorisées sur la base de l'horaire que le salarié aurait normalement dû effectuer.
Objectif
Le salarié ne doit pas être pénalisé dans son compteur de modulation par ces absences.
Absences neutralisées
Certaines absences sont neutralisées dans le calcul :
arrêts maladie ;
accidents du travail ;
périodes d'activité partielle.
Le salarié n'a donc pas à « rattraper » ces heures.
Elles sont décomptées à hauteur de son horaire contractuel moyen.
Les heures qui ne comptent pas
Un pointage réalisé sans shift planifié en face n'entre pas dans le compteur.
Important
Pour qu'une heure soit intégrée au compteur de modulation, elle doit figurer dans le planning.
Cas particulier des congés payés
La valorisation des congés payés dépend de la base de calcul paramétrée dans l'établissement :
5 jours ouvrés ;
ou 6 jours ouvrables.
4. Lire le compteur dans le planning
Pour un salarié soumis à la modulation, le modulo est affiché dans le planning à côté de ses heures de la semaine.
Deux règles sont importantes pour bien interpréter le chiffre affiché.
Le chiffre correspond à la semaine précédente
Le modulo affiché sur une semaine correspond au solde arrêté à la fin de la semaine précédente.
Il ne se met donc pas à jour en temps réel pendant la construction de la semaine en cours.
Il indique le solde avec lequel le salarié commence la semaine.
Exemple
Si vous ajoutez un shift dans la semaine en cours, le chiffre affiché à côté de cette semaine ne change pas immédiatement.
Il faut regarder la semaine suivante pour voir l'effet de la modification.
Une semaine commencée est comptée comme une semaine complète
Dès qu'une semaine est commencée, Komia la compare à la semaine complète prévue au contrat.
Par exemple, pour un salarié à 35 heures :
seul le lundi est planifié ;
le reste de la semaine est encore vide.
Komia compare déjà les heures planifiées du lundi aux 35 heures de la semaine complète.
Le compteur peut donc sembler fortement négatif.
Il se rétablit lorsque les autres jours de la semaine sont planifiés.
À l'inverse
Une semaine totalement vide n'est pas comptabilisée.
5. Mise à jour automatique du compteur
Le compteur de modulation se met automatiquement à jour lorsque des modifications sont effectuées dans le planning.
Cela concerne notamment :
la création d'un shift ;
le déplacement d'un shift ;
la suppression d'un shift ;
le changement de salarié sur un shift ;
la validation d'un pointage ;
la pose d'une absence.
Komia propose également un récapitulatif hebdomadaire depuis la fiche du salarié.
Ce récapitulatif permet de consulter, semaine par semaine :
les heures réalisées ;
les absences ;
les heures prévues ;
l'évolution du solde.
Bon à savoir
Le récapitulatif hebdomadaire est particulièrement utile pour expliquer le compteur à un salarié ou préparer un entretien.
6. Remettre le compteur à zéro
À la fin d'une période de référence, par exemple :
en fin d'année civile ;
ou en fin d'exercice ;
il est possible de remettre le compteur à zéro après avoir régularisé les heures en paie.
La remise à zéro s'effectue depuis la fiche du salarié.
Étape 1 : choisir la date
Vous choisissez la date à laquelle effectuer la remise à zéro.
Komia retient alors la dernière semaine complète avant cette date.
Étape 2 : définir le solde de départ
Vous pouvez indiquer :
0 h pour repartir complètement à zéro ;
une autre valeur pour reporter un reliquat.
Exemple
Un salarié possède un solde de +4 h.
Si vous souhaitez conserver ces heures plutôt que de les payer, vous pouvez effectuer la remise à zéro avec un solde de départ de :
+4 h
Les semaines suivantes repartiront alors de ce nouveau solde.
Que deviennent les semaines précédentes ?
Les semaines passées restent consultables dans le récapitulatif.
Aucune donnée n'est supprimée.
Si une remise à zéro a été effectuée par erreur, il est possible de l'annuler.
Le compteur retrouve alors son historique complet.
À noter
Une seule remise à zéro par semaine est possible.
Si une nouvelle remise à zéro est effectuée sur la même semaine, elle remplace la précédente.
7. Le modulo dans la paie
Dans l'export mensuel de paie, chaque salarié soumis à la modulation apparaît avec plusieurs informations.
L'export contient notamment :
le solde d'heures modulées à la fin du mois ;
la part du solde correspondant aux absences neutralisées (maladie, etc.) ;
le plafond théorique d'heures du contrat depuis le début de l'année.
Attention à la différence entre la paie et le planning
L'export de paie présente le solde avant remise à zéro.
Cela permet au cabinet comptable de disposer du cumul réel de la période.
Le planning, quant à lui, affiche le solde après remise à zéro.
Il est donc possible que les deux chiffres soient différents après une remise à zéro.
C'est normal.
Le planning et l'export de paie n'affichent pas le solde au même moment du processus de remise à zéro.
8. Corriger un compteur qui semble incorrect
Le compteur de modulation suit automatiquement les différentes actions réalisées dans Komia.
Dans certains cas exceptionnels, notamment :
import d'historique ;
reprise de données ;
incident ;
le compteur peut ne plus correspondre au planning.
Dans ce cas, un administrateur peut lancer une resynchronisation depuis le planning.
Komia recalcule alors les semaines sélectionnées à partir du planning réel et remplace les valeurs du compteur.
À noter
Les remises à zéro déjà effectuées sont conservées lors de la resynchronisation.
9. Cas pratique : comprendre un modulo
Prenons un salarié dont le contrat est de 35 heures par semaine.
Semaine | Heures réalisées | Heures contractuelles | Évolution | Modulo cumulé |
Semaine 1 | 40 h | 35 h | +5 h | +5 h |
Semaine 2 | 38 h | 35 h | +3 h | +8 h |
Semaine 3 | 32 h | 35 h | -3 h | +5 h |
Semaine 4 | 30 h | 35 h | -5 h | 0 h |
Le salarié termine donc la quatrième semaine avec un modulo de 0 h.
Cela signifie qu'au cumul, il a effectué exactement le nombre d'heures prévu par son contrat.
10. Questions fréquentes
Le compteur affiche -30 h alors que le salarié n'a rien fait de mal. Pourquoi ?
Vérifiez que la semaine en cours est entièrement planifiée.
Une semaine partiellement remplie est comparée à une semaine complète du contrat.
Le compteur peut donc temporairement apparaître fortement négatif.
Pourquoi le compteur n'a-t-il pas bougé après avoir ajouté un shift cette semaine ?
Le chiffre affiché correspond au solde arrêté à la fin de la semaine précédente.
Pour voir l'effet des modifications apportées à la semaine en cours, consultez la semaine suivante.
Un salarié passe de 35 h à 39 h en juin. Que se passe-t-il ?
Komia adapte automatiquement le calcul :
les semaines avant le changement sont comparées à 35 h ;
les semaines à partir du changement sont comparées à 39 h.
Aucune action supplémentaire n'est nécessaire.
Un salarié est en arrêt maladie pendant une semaine. Son compteur baisse-t-il ?
Non.
La semaine est neutralisée à hauteur de son horaire contractuel.
Le salarié n'a donc pas à rattraper ces heures.
Que se passe-t-il si je désactive la modulation pour un salarié ?
L'historique du salarié est conservé.
Si la modulation est réactivée ultérieurement, Komia peut reprendre le calcul en utilisant l'historique existant.
À retenir
Désactiver la modulation ne supprime donc pas les données déjà enregistrées.
11. Résumé du fonctionnement
Le fonctionnement de la modulation peut être résumé en quelques étapes :
La modulation est activée salarié par salarié.
Komia compare chaque semaine les heures réalisées aux heures prévues au contrat.
La différence alimente le modulo.
Le modulo cumule les écarts depuis le début du contrat ou depuis la dernière remise à zéro.
Certaines absences sont valorisées comme du travail.
Les arrêts maladie, accidents du travail et périodes d'activité partielle sont neutralisés.
Un pointage sans shift planifié ne rentre pas dans le compteur.
Le planning affiche le solde arrêté à la semaine précédente.
Une remise à zéro permet de repartir d'un nouveau solde tout en conservant l'historique.
L'export de paie présente le solde avant remise à zéro.
Une resynchronisation permet à un administrateur de recalculer le compteur à partir du planning réel.