Fonctionnement de la pointeuse Komia

La pointeuse permet à chaque salarié de pointer son arrivée, son départ et, si l'option est activée, ses pauses. Elle est accessible depuis l'application, sur tablette ou mobile en mode session boutique.

Chaque pointage est rattaché au shift planifié du salarié. Si le salarié pointe alors qu'aucun shift n'est planifié, Komia crée automatiquement au dépointage un shift intitulé « Shift créé depuis la pointeuse » avec les heures réellement pointées.

Les heures pointées deviennent les heures réelles du shift. Elles alimentent le planning (heures réelles et heures planifiées), les compteurs d'heures, la feuille RH et la paie.

L'heure brute pointée est toujours conservée, même lorsque le lissage modifie l'heure retenue. Chaque pointage est aussi tracé dans le journal d'activité de la boutique.

Un manager peut corriger un pointage, le supprimer, le valider (ce qui fige les heures réelles) ou le dévalider. Un pointage corrigé garde la trace de l'auteur de la correction, manager ou salarié.

La pointeuse affiche la liste des salariés avec leur shift en cours ou à venir et l'état de leur pointage. Un pointage ouvert reste visible jusqu'à 13 heures après la fin du shift.

Le salarié pointe une seule fois à son arrivée et une seule fois à son départ, même s'il a plusieurs shifts dans la journée (coupure du midi par exemple).

Au dépointage, Komia répartit automatiquement la présence sur les shifts planifiés de la journée : le premier shift garde l'entrée réelle et se termine à sa fin planifiée, chaque shift suivant démarre à son début planifié, et le dernier reçoit la sortie réelle. Les pauses pointées sont découpées shift par shift.

Si le dépointage a lieu avant la fin d'un shift intermédiaire, seul ce shift est clôturé.

Le lissage, s'il est activé, s'applique à la sortie du dernier shift.

Le délai de grâce de sortie n'est pas appliqué dans ce mode.

Le pointage ouvert reste visible sur la pointeuse jusqu'à 14 heures après le début du shift.

Arrondi entrée : si le salarié pointe en avance de moins de N minutes par rapport au début planifié de son shift, l'heure d'entrée retenue est l'heure planifiée. Un pointage en retard n'est jamais modifié.

Arrondi sortie : si le salarié dépointe en retard de moins de N minutes après la fin planifiée, l'heure de sortie retenue est l'heure planifiée. Un départ anticipé n'est jamais modifié.

La tolérance est strictement inférieure à N : un écart d'exactement N minutes n'est pas lissé.

Le lissage ne s'applique qu'aux pointages rattachés à un shift planifié. L'heure brute reste enregistrée et consultable.

Avertissement affiché dans les paramètres : cet usage est courant mais ne respecte pas le code du travail.

Si un salarié a pointé son entrée mais n'a pas dépointé N minutes après la fin planifiée de son shift, Komia le dépointe automatiquement à l'heure de fin planifiée.

Le dépointage automatique est déclenché lors de la consultation de la pointeuse. Le shift reçoit la mention « Dépointage effectué automatiquement suite un oubli de pointage ».

Non appliqué en mode badgeuse simplifiée.

Les boutons « Prendre une pause » et « Terminer la pause » apparaissent sur la pointeuse. Les pauses pointées sont enregistrées sur le pointage puis reportées sur le shift au dépointage.

Si l'option est désactivée, la pause retenue est la pause planifiée. Si elle est activée, la pause retenue est la pause pointée.

Cas de l'oubli de badge : tant que le pointage n'a pas été validé par un manager, une pause pointée plus courte que la pause planifiée est ramenée à la pause planifiée (réglage « plancher pause » de la feuille RH, actif par défaut). Une pause plus longue est toujours conservée. Après validation, la pause pointée est prise telle quelle.

Lorsque la photo est exigée, le pointage est refusé tant que la photo n'est pas prise. La photo est conservée avec le pointage et visible dans le journal d'activité.

Fréquence : « Chaque jour » demande une photo à la première entrée de chaque jour. Avec un intervalle de N jours, la photo est demandée à l'entrée dès que la dernière photo date de N jours ou plus. Sans fréquence, la photo est demandée à chaque pointage.

À la sortie, la photo n'est demandée que si une photo a été prise à l'entrée le même jour.

Au pointage, le salarié déclare l'avantage dont il bénéficie.

Sans déclaration, l'avantage retenu est celui défini sur le shift planifié. La valeur est reportée sur les heures réelles et sur la feuille RH.

Le salarié, depuis son compte, ouvre un shift passé et propose une heure d'entrée et une heure de sortie. Une seule demande est possible par shift.

En cas d'acceptation, les heures proposées remplacent le pointage existant, ou créent le pointage s'il n'y en avait pas. Le pointage est marqué comme corrigé par le salarié et les compteurs d'heures sont recalculés.

Un traitement périodique parcourt, pour chaque boutique, les shifts de travail du jour dont le début est dépassé de plus de N minutes et pour lesquels aucun pointage n'existe.

Toute valeur inférieure à 10 minutes est ramenée à 30 minutes. Pour désactiver le traitement, laisser le champ vide.

Sans notification : le shift est directement converti en « absence pointeuse » et ses heures sont retirées des compteurs.

Avec notification : au premier passage, les managers sont alertés et le shift est marqué « manager alerté ». Au passage suivant, si le salarié n'a toujours pas pointé, le shift est converti en absence et une alerte « Absence confirmée » est envoyée.

Le manager peut ensuite requalifier l'absence en travail depuis le planning, ce qui réintègre les heures dans les compteurs.

N'a d'effet que si une tolérance d'absence est renseignée.

Envoie une notification push aux administrateurs et managers de la boutique qui ont activé l'alerte « pointage manqué » dans leurs préférences de notification.

Une seule notification regroupe tous les salariés concernés et ouvre le planning.