Introduction
La pointeuse Komia permet aux salariés de pointer leur arrivée, leur départ et, si l'option est activée, leurs pauses.
Ce document présente le fonctionnement de la pointeuse ainsi que l'effet des différentes options disponibles dans :
Paramètres › Badgeuse
À noter
Les comportements décrits dans cet article correspondent au fonctionnement de l'application au 30 septembre 2026.
Chaque option est accompagnée d'un exemple pour faciliter sa compréhension.
1. Principe général
La pointeuse permet à chaque salarié de :
pointer son arrivée ;
pointer son départ ;
prendre et terminer une pause lorsque l'option est activée.
La pointeuse est accessible depuis l'application, sur tablette ou mobile en mode session boutique.
Rattachement au shift
Chaque pointage est rattaché au shift planifié du salarié.
Si le salarié pointe alors qu'aucun shift n'est planifié, Komia crée automatiquement, au dépointage, un shift intitulé :
« Shift créé depuis la pointeuse »
Les heures de ce shift correspondent alors aux heures réellement pointées.
Utilisation des heures pointées
Les heures pointées deviennent les heures réelles du shift.
Elles alimentent notamment :
le planning ;
les heures réelles et planifiées ;
les compteurs d'heures ;
la feuille RH ;
la paie.
À retenir
L'heure brute pointée est toujours conservée, même lorsqu'un mécanisme de lissage modifie l'heure retenue.
Chaque pointage est également tracé dans le journal d'activité de la boutique.
Modification d'un pointage
Un manager peut :
corriger un pointage ;
supprimer un pointage ;
valider un pointage ;
dévalider un pointage.
La validation permet de figer les heures réelles.
Lorsqu'un pointage est corrigé, Komia conserve également la trace de l'auteur de la correction, qu'il s'agisse du manager ou du salarié.
Affichage sur la pointeuse
La pointeuse affiche la liste des salariés avec :
leur shift en cours ou à venir ;
l'état de leur pointage.
Un pointage ouvert reste visible jusqu'à 13 heures après la fin du shift.
2. Que contient un pointage ?
Un pointage peut contenir les informations suivantes :
Donnée | Description |
Entrée et sortie | Heures retenues après lissage éventuel. |
Heures brutes | Heures réellement pointées, conservées pour assurer la traçabilité. |
Pauses | Début et fin de chaque pause pointée. |
Signatures | Signature du salarié à l'entrée et à la sortie. |
Photos | Photo à l'entrée et à la sortie lorsqu'elle est exigée. |
Avantage en nature | Repas, avantage en nature, ticket restaurant ou prime panier. |
Corrigé par | Manager ou salarié lorsque le pointage a été modifié après coup. |
Validé par | Manager ayant validé le pointage, avec la date de validation. |
3. Les options de la badgeuse
Les options de la pointeuse sont disponibles dans :
Paramètres › Badgeuse
Voici un résumé des principaux réglages :
Option | Valeur par défaut | Effet |
Badgeuse simplifiée (2 pointages/jour) | Désactivée | Un seul pointage le matin et un seul le soir, répartis automatiquement sur les shifts de la journée. |
Lissage des pointages | Désactivé | Ramène une entrée en avance ou une sortie en retard à l'heure planifiée, dans la limite de l'arrondi. |
Arrondi entrée (min) | 15 | Définit la tolérance avant le début planifié. Plafonnée à 15 minutes. |
Arrondi sortie (min) | 15 | Définit la tolérance après la fin planifiée. Plafonnée à 15 minutes. |
Délai de grâce sortie (min) | Vide | Dépointe automatiquement le salarié à la fin planifiée lorsqu'il a oublié de dépointer. |
Autoriser les pauses à la badgeuse | Activée | Affiche les boutons de pause et permet de prendre en compte les pauses réelles. |
Activer la photo au pointage | Désactivée | Demande une photo à l'entrée et à la sortie. |
Fréquence de la photo au pointage | Tous les 3 jours | Définit la fréquence à laquelle une nouvelle photo est demandée. |
Autoriser les avantages en nature dans la pointeuse | Désactivée | Permet au salarié de déclarer son avantage repas au moment du pointage. |
Pointage exceptionnel | Désactivée | Permet au salarié de demander une correction de pointage, soumise à validation d'un manager. |
Tolérance absence automatique (min) | Vide | Convertit automatiquement en absence un shift sans pointage après le délai défini. |
Envoyer une notification | Désactivée | Alerte les managers avant la conversion en absence. |
4. Badgeuse simplifiée : 2 pointages par jour
Lorsque la badgeuse simplifiée est activée, le salarié pointe :
une seule fois à son arrivée ;
une seule fois à son départ.
Cela reste valable même lorsque le salarié possède plusieurs shifts dans la journée, par exemple avec une coupure du midi.
Comment Komia répartit les heures ?
Au dépointage, Komia répartit automatiquement la présence sur les différents shifts planifiés de la journée.
Le premier shift conserve l'entrée réelle et se termine à sa fin planifiée.
Chaque shift suivant commence à son heure planifiée.
Le dernier shift reçoit la sortie réelle.
Les pauses pointées sont réparties entre les différents shifts.
Si le salarié dépointe avant la fin d'un shift intermédiaire, seul ce shift est clôturé.
Le lissage, lorsqu'il est activé, s'applique à la sortie du dernier shift.
Attention
Le délai de grâce de sortie ne s'applique pas lorsque la badgeuse simplifiée est activée.
Dans ce mode, le pointage ouvert reste visible sur la pointeuse jusqu'à 14 heures après le début du shift.
Exemple
Deux shifts sont planifiés :
09:00 → 14:00
18:00 → 23:00
Le salarié pointe à 08:55 et dépointe à 23:05.
Shift planifié | Entrée retenue | Sortie retenue | Commentaire |
09:00 - 14:00 | 08:55 | 14:00 | Premier shift : entrée réelle, sortie à la fin planifiée. |
18:00 - 23:00 | 18:00 | 23:05 | Dernier shift : entrée au début planifié, sortie réelle. |
Si le salarié dépointe à 13:30 :
Shift planifié | Entrée retenue | Sortie retenue | Commentaire |
09:00 - 14:00 | 08:55 | 13:30 | Seul le premier shift est clôturé. |
18:00 - 23:00 | Aucune | Aucune | Le shift du soir reste sans pointage. |
5. Lissage des pointages
Le lissage permet de rapprocher certains pointages des horaires planifiés.
Il est associé aux réglages :
Arrondi entrée
Arrondi sortie
Arrondi entrée
Si le salarié pointe en avance de moins de N minutes par rapport au début planifié de son shift, l'heure d'entrée retenue devient l'heure planifiée.
Un pointage effectué en retard n'est jamais modifié.
Arrondi sortie
Si le salarié dépointe en retard de moins de N minutes après la fin planifiée de son shift, l'heure de sortie retenue devient l'heure planifiée.
Un départ anticipé n'est jamais modifié.
À retenir
La tolérance est strictement inférieure à N.
Un écart d'exactement N minutes n'est donc pas lissé.
Le lissage s'applique uniquement aux pointages rattachés à un shift planifié.
L'heure brute reste toujours enregistrée et consultable.
Attention
L'utilisation du lissage est courante, mais un avertissement présent dans les paramètres indique que cet usage ne respecte pas le code du travail.
Exemple avec un arrondi de 15 minutes
Shift planifié : 09:00 - 17:00
Cas | Heure planifiée | Pointage réel | Heure retenue |
Entrée en avance, dans la tolérance | 09:00 | 08:50 | 09:00 |
Entrée exactement 15 min avant | 09:00 | 08:45 | 08:45 |
Entrée trop en avance | 09:00 | 08:40 | 08:40 |
Entrée en retard | 09:00 | 09:05 | 09:05 |
Sortie en retard, dans la tolérance | 17:00 | 17:10 | 17:00 |
Sortie trop en retard | 17:00 | 17:20 | 17:20 |
Sortie anticipée | 17:00 | 16:50 | 16:50 |
6. Délai de grâce de sortie
Le délai de grâce sortie permet de gérer les oublis de dépointage.
Si un salarié a pointé son entrée mais n'a pas pointé sa sortie N minutes après la fin planifiée de son shift, Komia peut automatiquement le dépointer à l'heure de fin planifiée.
Le dépointage automatique est déclenché lors de la consultation de la pointeuse.
Le shift reçoit alors la mention :
« Dépointage effectué automatiquement suite un oubli de pointage »
Attention
Le délai de grâce ne s'applique pas en mode badgeuse simplifiée.
Exemple avec un délai de 15 minutes
Shift planifié jusqu'à 17:00 :
Situation | Résultat |
Le salarié dépointe à 17:05 | Sortie à 17:05, ou 17:00 si le lissage est activé. |
Pas de dépointage, pointeuse consultée à 17:10 | Aucun dépointage : le délai de grâce n'est pas encore écoulé. |
Pas de dépointage, pointeuse consultée à 17:16 | Sortie automatique à 17:00 et ajout de la mention sur le shift. |
7. Autoriser les pauses à la badgeuse
Lorsque l'option Autoriser les pauses à la badgeuse est activée, les boutons suivants apparaissent sur la pointeuse :
Prendre une pause
Terminer la pause
Les pauses pointées sont enregistrées sur le pointage puis reportées sur le shift au moment du dépointage.
Si l'option est désactivée
La pause retenue correspond à la pause planifiée.
Si l'option est activée
La pause retenue correspond à la pause pointée, avec une particularité en cas de pause plus courte ou d'oubli de badge.
Tant que le pointage n'a pas été validé par un manager :
une pause pointée plus courte que la pause planifiée peut être ramenée à la pause planifiée ;
une pause plus longue est toujours conservée.
Après validation, la pause pointée est prise telle quelle.
À retenir
Le réglage « plancher pause » de la feuille RH permet donc, en cas d'oubli de badge ou de pause plus courte, de retenir au minimum la durée de pause planifiée tant que le pointage n'est pas validé.
Exemple
Service pointé de 09:00 à 17:00, avec une pause planifiée de 30 minutes.
Option pauses | Pause pointée | Pointage validé | Pause retenue | Heures réelles |
Désactivée | Aucune | Non | 30 min | 7 h 30 |
Activée | 20 min | Non | 30 min (plancher) | 7 h 30 |
Activée | 45 min | Non | 45 min | 7 h 15 |
Activée | 20 min | Oui | 20 min | 7 h 40 |
Activée, plancher désactivé | 20 min | Non | 20 min | 7 h 40 |
8. Activer la photo au pointage
Lorsque l'option Activer la photo au pointage est activée, le pointage est refusé tant que la photo demandée n'a pas été prise.
La photo est conservée avec le pointage et reste visible dans le journal d'activité.
Fréquence de la photo
La fréquence permet de déterminer à quel moment une nouvelle photo est demandée.
Chaque jour : une photo est demandée à la première entrée de chaque jour.
Tous les N jours : une photo est demandée lorsque la dernière photo date de N jours ou plus.
Sans fréquence : une photo est demandée à chaque pointage.
À la sortie, une photo est demandée uniquement si une photo a été prise à l'entrée le même jour.
Exemple avec une fréquence de 3 jours
Jour | Action | Photo demandée | Raison |
Lundi | Entrée | Oui | Aucune photo récente. |
Lundi | Sortie | Oui | Une photo a été prise à l'entrée le même jour. |
Mardi | Entrée | Non | Dernière photo il y a 1 jour. |
Mardi | Sortie | Non | Pas de photo à l'entrée ce jour. |
Jeudi | Entrée | Oui | Dernière photo il y a 3 jours. |
Jeudi | Sortie | Oui | Une photo a été prise à l'entrée le même jour. |
9. Autoriser les avantages en nature dans la pointeuse
Lorsque cette option est activée, le salarié peut déclarer au moment du pointage l'avantage dont il bénéficie.
Si aucune déclaration n'est effectuée, l'avantage retenu correspond à celui défini sur le shift planifié.
La valeur est ensuite reportée :
sur les heures réelles ;
sur la feuille RH.
Les choix proposés
Choix | Signification |
Repas | Repas fourni par l'établissement. |
Avantage en nature | Autre avantage en nature, par exemple un logement. |
Ticket restaurant | Titre-restaurant remis au salarié. |
Prime panier | Indemnité de repas versée en paie. |
10. Pointage exceptionnel
Le pointage exceptionnel permet à un salarié de demander une correction d'un pointage passé.
Depuis son compte, le salarié peut ouvrir un shift passé et proposer :
une nouvelle heure d'entrée ;
une nouvelle heure de sortie.
Une seule demande est possible par shift.
Fonctionnement
Étape | Qui ? | Action |
1 | Salarié | Propose une entrée et une sortie sur un shift passé depuis son espace. |
2 | Komia | Envoie un e-mail aux managers de la boutique. |
3 | Manager | Accepte ou refuse la demande depuis le web. |
4 | Komia | Informe le salarié par e-mail. |
Si la demande est acceptée :
les heures proposées remplacent le pointage existant ;
ou un nouveau pointage est créé s'il n'en existait pas ;
le pointage est marqué comme corrigé par le salarié ;
les compteurs d'heures sont recalculés.
11. Tolérance d'absence automatique
La tolérance absence automatique permet à Komia de détecter les shifts qui n'ont pas de pointage.
Un traitement périodique parcourt les shifts de travail du jour dont le début est dépassé de plus de N minutes et pour lesquels aucun pointage n'existe.
Fonctionnement de la valeur saisie
Toute valeur inférieure à 10 minutes est ramenée automatiquement à 30 minutes.
Pour désactiver le traitement, il suffit de laisser le champ vide.
Valeur saisie | Tolérance réellement appliquée |
Vide | Traitement désactivé |
0 | 30 minutes |
5 | 30 minutes |
10 | 10 minutes |
45 | 45 minutes |
12. Notification avant conversion en absence
L'option Envoyer une notification fonctionne uniquement lorsqu'une tolérance d'absence est renseignée.
Elle permet d'alerter les managers avant qu'un shift soit converti en absence.
Notification désactivée
Le shift est directement converti en :
« absence pointeuse »
Ses heures sont alors retirées des compteurs.
Notification activée
Le fonctionnement se fait en deux étapes :
Au premier passage, les managers sont alertés et le shift est marqué « manager alerté ».
Au passage suivant, si le salarié n'a toujours pas pointé, le shift est converti en absence pointeuse.
Une notification « Absence confirmée » est alors envoyée.
À noter
Les notifications sont envoyées aux administrateurs et managers de la boutique qui ont activé l'alerte « pointage manqué » dans leurs préférences de notification.
Une seule notification regroupe les salariés concernés et permet d'ouvrir directement le planning.
Exemple
Shift planifié à 09:00, avec une tolérance de 15 minutes et les notifications activées.
Moment | État du shift | Action |
09:10, aucun pointage | Travail | Rien : la tolérance n'est pas écoulée. |
09:20, aucun pointage | Manager alerté | Notification « Absence détectée » aux managers. |
Passage suivant, toujours aucun pointage | Absence pointeuse | Notification « Absence confirmée » et heures retirées des compteurs. |
Passage suivant, salarié ayant pointé entre-temps | Travail | Rien : le shift est pointé. |
Avec la notification désactivée, le shift passe directement en absence pointeuse dès le premier passage après expiration de la tolérance.
Re-qualification d'une absence
Un manager peut ensuite re-qualifier l'absence en travail depuis le planning.
Les heures sont alors réintégrées dans les compteurs.
13. Réglages liés à la pointeuse
Certains réglages qui influencent le fonctionnement de la pointeuse se trouvent en dehors de la section Badgeuse.
Réglage | Où ? | Effet sur la pointeuse |
Code PIN employé | Général | Demande un code PIN pour accéder à la pointeuse et aux écrans de session protégés. |
Afficher les heures réelles | Planning, vue employé | Affiche au salarié ses heures pointées à côté des heures planifiées. |
Plancher pause sur oubli de badge | Feuille RH | Définit le comportement décrit dans la section « Autoriser les pauses à la badgeuse ». |
Validation des pointages | Feuille RH | Fige les heures réelles utilisées pour la paie. |
14. Récapitulatif
La pointeuse Komia permet de gérer les arrivées, les départs et, lorsque l'option est activée, les pauses des salariés.
Les principaux mécanismes à retenir sont :
Les heures pointées deviennent les heures réelles du shift.
Les heures brutes restent conservées, même lorsqu'un lissage est appliqué.
Le lissage permet de rapprocher certaines entrées et sorties des horaires planifiés.
Le délai de grâce permet de gérer automatiquement certains oublis de dépointage.
La pause planifiée ou la pause pointée peut être retenue selon la configuration.
Le plancher pause peut maintenir la pause planifiée lorsqu'une pause pointée est plus courte, tant que le pointage n'est pas validé.
La validation d'un pointage fige les heures réelles utilisées pour la paie.
La tolérance d'absence automatique permet de détecter les salariés qui n'ont pas pointé.
Les notifications peuvent prévenir les managers avant la conversion d'un shift en absence.
Plusieurs réglages complémentaires, comme les photos, les avantages en nature ou le pointage exceptionnel, permettent d'adapter le fonctionnement de la pointeuse aux besoins de la boutique.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si un salarié oublie de dépointer ?
Si un délai de grâce est configuré, Komia peut effectuer automatiquement le dépointage à l'heure de fin planifiée une fois le délai dépassé.
Que se passe-t-il si le salarié oublie de badger sa pause ?
Lorsque les pauses sont activées, le comportement dépend notamment du plancher pause et de la validation du pointage.
Avant validation, une pause plus courte que la pause planifiée peut être ramenée à la durée planifiée. Après validation, la pause saisie est conservée telle quelle.
Le lissage modifie-t-il l'heure réellement pointée ?
Non.
L'heure brute reste conservée et l'heure retenue peut être différente lorsqu'un lissage est appliqué.
Que se passe-t-il lorsqu'un salarié n'a aucun shift planifié ?
Au dépointage, Komia crée automatiquement un shift intitulé :
« Shift créé depuis la pointeuse »
Les heures correspondent aux heures réellement pointées.
Que se passe-t-il lorsqu'un salarié ne pointe pas du tout ?
Si une tolérance d'absence automatique est configurée, Komia peut convertir le shift en absence pointeuse.
Selon la configuration, les managers peuvent être avertis avant cette conversion.
Un manager peut-il corriger un pointage ?
Oui.
Un manager peut corriger, supprimer, valider ou dévalider un pointage.
La correction conserve la trace de son auteur.
Que fait la validation d'un pointage ?
La validation permet de figer les heures réelles utilisées notamment pour la paie.
Peut-on permettre aux salariés de demander une correction ?
Oui, avec l'option Pointage exceptionnel.
Le salarié peut proposer une nouvelle entrée et une nouvelle sortie sur un shift passé. Un manager doit ensuite accepter ou refuser la demande.