1. Les 3 notions à connaître
Pour chaque shift, Komia manipule trois types de pauses.
Notion | Définition |
Pause planifiée | Pause prévue dans le planning par le manager. Exemple : « Inclut 30 minutes de pause ». |
Pause badgée | Pause réellement pointée par l’employé sur la badgeuse, entre le début et la fin de pause. Elle peut être absente si l’employé a oublié de badger. |
Pause retenue | Pause finalement utilisée par Komia pour calculer les heures réelles, la paie, la modulation et les feuilles d’émargement. C’est cette pause qui compte. |
Calcul des heures réelles
Heures réelles = (heure de sortie − heure d’entrée) − pause retenue
La question à se poser est donc toujours :
Quelle pause Komia va-t-il retenir ?
La réponse dépend principalement de trois éléments :
La source des heures réelles configurée dans le shop.
Le réglage « Appliquer la pause planifiée si la pause badgée est plus courte ».
Le fait que le shift soit validé ou non.
2. Où se trouvent les réglages ?
Les réglages des pauses se trouvent dans :
Configuration › Personnel › Paie
Les modifications sont enregistrées automatiquement. Il n’y a pas de bouton « Enregistrer ».
Réglages liés aux pauses
Deux réglages principaux sont disponibles dans la section Paie :
Source des heures réelles
Appliquer la pause planifiée si la pause badgée est plus courte
Prérequis : autoriser les pauses à la badgeuse
Dans :
Configuration › Personnel › Badgeuse
le réglage « Autoriser les pauses à la badgeuse » doit être activé pour que les employés puissent pointer leurs pauses.
Si ce réglage est désactivé, il n’y a pas de pause badgée : Komia retient la pause planifiée.
3. Réglage 1 : Source des heures réelles
Le réglage indique quelles heures sont prises en compte pour la paie et la modulation : celles du pointage ou celles du planning tant que le shift n’est pas validé.
Option | Ce que fait Komia |
Toujours le pointage | Option par défaut. Komia prend les heures d’entrée et de sortie ainsi que la pause badgée, que le shift soit validé ou non. |
Planning, sauf shifts validés | Tant que le shift n’est pas validé, Komia prend les horaires et la pause du planning et ignore le pointage. Dès que le shift est validé, Komia prend les horaires et la pause saisis lors de la validation. |
À savoir
Si le pointage est incomplet, par exemple s’il manque l’heure de sortie, Komia retombe toujours sur le planning, quelle que soit l’option choisie.
4. Réglage 2 : Appliquer la pause planifiée si la pause badgée est plus courte
Ce réglage permet d'utiliser la pause planifiée comme pause minimale retenue.
Il s'applique sur un shift non validé lorsque Komia utilise le pointage.
Réglage désactivé | Réglage activé |
Pause retenue = pause badgée, telle quelle. | Pause retenue = la plus longue entre la pause badgée et la pause planifiée. |
Pas de pause badgée → pause retenue = 0 min. | Pas de pause badgée → pause retenue = pause planifiée. |
Pause badgée plus longue → elle est retenue. | Pause badgée plus longue → elle est retenue. |
Le réglage fonctionne donc comme un plancher : il ne peut jamais réduire une pause réellement prise.
Exemple
Pause planifiée : 30 min
Pause badgée : 10 min
Réglage activé → 30 min retenues
Pause badgée : 40 min
Réglage activé → 40 min retenues
Important
Ce réglage ne s'applique que lorsque Komia utilise le pointage et uniquement sur les shifts non validés.
Sur un shift validé, c'est la pause saisie par le manager qui compte, telle quelle.
⚠️ Alerte légale
Lorsque ce réglage est activé, Komia affiche une alerte rappelant que retenir la pause planifiée à la place d'une pause réelle plus courte ou inexistante n'est pas conforme au Code du travail, sauf accord interne validé par les représentants du personnel.
En activant ce réglage, le gérant atteste qu'un tel accord existe dans son entreprise.
C'est pour cette raison que le réglage est désactivé par défaut.
5. Exemple concret : 3 employés
Trois employés ont le même shift planifié :
12h00 → 13h30, soit 1h30.
Ils badgent tous leur arrivée à 12h00 et leur départ à 13h30.
Seules leurs pauses diffèrent.
Employé | Pause planifiée | Pause badgée | Situation |
AHMED | 30 min | Aucune | A oublié de badger sa pause |
CLEM | 30 min | 10 min (12h30 → 12h40) | Pause plus courte que prévu |
CHRIS | 20 min | 30 min (12h30 → 13h00) | Pause plus longue que prévu |
Résultat selon la configuration
Pour chaque employé :
Pause retenue → heures réelles
Configuration | AHMED | CLEM | CHRIS |
A. Toujours le pointage | 0 min → 1h30 | 10 min → 1h20 | 30 min → 1h00 |
B. Toujours le pointage | 30 min → 1h00 | 30 min → 1h00 | 30 min → 1h00 |
C. Planning, sauf shifts validés | 30 min → 1h00 | 30 min → 1h00 | 20 min → 1h10 |
Configuration D : shift validé
Une fois le shift validé, la pause saisie par le manager est retenue telle quelle.
Le réglage de pause planifiée minimale ne s'applique donc plus.
Explication, configuration par configuration
A. Toujours le pointage — réglage désactivé
Komia prend exactement ce qui a été badgé.
AHMED n'a rien badgé → 0 min de pause → 1h30 travaillée.
CLEM a badgé 10 min → 1h20 travaillée.
CHRIS a badgé 30 min → 1h00 travaillée.
Résultat :
AHMED : 1h30
CLEM : 1h20
CHRIS : 1h00
B. Toujours le pointage — réglage activé
La pause planifiée sert de minimum.
AHMED : aucune pause badgée → la pause planifiée de 30 min est appliquée.
CLEM : 10 min badgées < 30 min planifiées → 30 min retenues.
CHRIS : 30 min badgées > 20 min planifiées → les 30 min réellement prises sont conservées.
Résultat :
AHMED : 30 min de pause → 1h00 travaillée
CLEM : 30 min de pause → 1h00 travaillée
CHRIS : 30 min de pause → 1h00 travaillée
C. Planning, sauf shifts validés — shift non validé
Tant que le shift n'est pas validé, le pointage est ignoré.
Komia prend les horaires et la pause du planning.
AHMED : 30 min planifiées → 1h00
CLEM : 30 min planifiées → 1h00
CHRIS : 20 min planifiées → 1h10
Même si CHRIS a réellement pris 30 minutes, ce sont les 20 minutes planifiées qui sont utilisées tant que le shift n'est pas validé.
À savoir
Le réglage « pause planifiée minimale » n'a aucun effet dans cette configuration tant que le shift n'est pas validé, puisque Komia n'utilise pas encore le pointage.
Où voir le résultat ?
La page Pointages affiche toujours le pointage afin que le manager puisse le contrôler et le valider.
Le résultat du calcul avec la pause planifiée se retrouve dans la paie, notamment dans le PDF de paie et les heures réelles.
D. Planning, sauf shifts validés — shift validé
Une fois le shift validé, Komia bascule sur les horaires et les pauses saisis lors de la validation.
La pause saisie par le manager est retenue telle quelle, même si elle est plus courte que la pause planifiée.
Exemple :
CLEM est validée avec une pause de 10 min.
→ Pause retenue : 10 min
→ Heures travaillées : 1h20
Le réglage de pause planifiée minimale ne vient pas modifier cette valeur.
6. Valider un shift
Pour valider un shift :
Gestion du personnel › Planning › cliquer sur un shift passé › formulaire de validation › Valider le shift
Le formulaire affiche les horaires planifiés et réels ainsi que la section Pauses.
Le manager peut :
corriger les horaires ;
ajouter une pause ;
supprimer une pause ;
modifier une pause existante.
Chaque pause doit comporter une heure de début et une heure de fin :
De → À
Important
Lors de la validation, les horaires et les pauses saisis par le manager remplacent ceux du pointage.
Ce sont ces données qui sont ensuite retenues pour le calcul.
Le réglage de pause planifiée minimale ne s'applique pas à la pause saisie lors de la validation.
Si le réglage de pause planifiée minimale est activé, le formulaire peut pré-remplir la pause planifiée. Le manager peut ensuite la corriger.
Messages affichés dans le formulaire
Encadré bleu — réglage activé
Exemples :
« Aucune pause badgée : la pause planifiée (30 min) est appliquée. »
ou :« Pause badgée de 10 min plus courte que la pause planifiée : la pause planifiée (30 min) est appliquée. »
Avertissement orange
Lorsque la pause saisie est inférieure à la pause planifiée, Komia peut afficher un avertissement invitant le manager à vérifier la situation avant de valider.
« La pause saisie est inférieure à la pause planifiée. Le salarié n'a-t-il vraiment pas pris de pause, ou a-t-il oublié de la badger ? »
Après validation
Une fois le shift validé, celui-ci affiche :
« Shift validé par … le … »
ainsi que le badge « Shift validé » dans le planning.
Le bouton « Dévalider ce shift » permet de revenir en arrière.
Validation en masse
Depuis le planning, l'action « Valider les pointages » permet de valider plusieurs shifts en une seule fois.
Depuis la page Pointages, le bouton « Valider la journée » permet de valider toute une journée.
7. Où voir le résultat ?
Page Pointages
Accès :
Gestion du personnel › Pointages
La colonne Pause permet de comparer la pause prévue et la pause réelle.
Badge bleu : la pause planifiée a été appliquée comme plancher.
Badge jaune : la pause réelle diffère de la pause planifiée.
Cliquer sur la pause ouvre le panneau « Pauses réelles », qui permet de corriger les pauses.
Pour enregistrer une modification :
Enregistrer les pauses
La colonne Total durée indique les heures réelles.
Paie
Accès :
Gestion du personnel › Paie › sélectionner la période › télécharger le PDF
Le PDF contient une feuille d'émargement pour chaque salarié.
Pour chaque shift, le document affiche :
les heures Planifiées ;
les heures Réelles ;
la pause ;
la durée totale.
La pause indiquée dans la partie Réel correspond à la pause retenue par Komia.
Le total Pauses du récapitulatif est également basé sur la pause retenue.
8. Récapitulatif : comment Komia choisit la pause
Pour déterminer la pause retenue, Komia suit cette logique :
Le pointage est-il complet ?
Si l'entrée ou la sortie manque → Komia utilise le planning, avec les horaires et la pause planifiés.La source est-elle « Planning, sauf shifts validés » et le shift est-il non validé ?
Si oui → Komia utilise le planning.Sinon, Komia utilise le pointage ou les données saisies lors de la validation.
Le shift est-il validé ?
Si oui → la pause saisie lors de la validation est retenue telle quelle.« Autoriser les pauses à la badgeuse » est-il désactivé ?
Si oui → la pause planifiée est retenue.« Appliquer la pause planifiée si la pause badgée est plus courte » est-il activé ?
Si oui → Komia retient la plus longue entre la pause badgée et la pause planifiée.Si le réglage est désactivé → Komia retient la pause badgée telle quelle, avec 0 minute si aucune pause n'a été badgée.
9. Questions fréquentes
Un employé a oublié de badger sa pause. Que se passe-t-il ?
Avec « Toujours le pointage » et le réglage de pause planifiée minimale désactivé, sa pause vaut 0 minute.
Toutes ses heures sont donc comptées.
Le manager peut corriger la pause depuis la page Pointages ou lors de la validation du shift.
Avec le réglage de pause planifiée minimale activé, la pause planifiée est appliquée automatiquement.
Un employé a pris une pause plus longue que prévu ?
Lorsque Komia utilise le pointage, la pause réellement badgée est toujours retenue, que le réglage de pause planifiée minimale soit activé ou non.
Avec « Planning, sauf shifts validés », sur un shift non validé, c'est en revanche la pause planifiée qui compte jusqu'à la validation.
Pourquoi le réglage « pause planifiée minimale » est-il désactivé par défaut ?
Parce que retenir une pause qui n'a pas réellement été prise n'est légal qu'avec un accord interne validé par les représentants du personnel.
Que change la validation du shift ?
La validation fige les horaires et les pauses saisis par le manager.
Ces données priment alors sur le reste.
Par exemple, même avec le réglage de pause planifiée minimale activé :
Pause planifiée : 30 min
Pause saisie à la validation : 10 min
→ Pause retenue : 10 min
Avec « Planning, sauf shifts validés », la validation fait également passer le calcul du planning au réel.